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Contratamos uma plataforma de e-mail e ganhamos colaboração, comunicação e produtividade, afirma PC Sistemas sobre serviços Google


Com diversos problemas em servidores de e-mails o Grupo PC Sistema buscou em 2012 uma ferramenta com altos índices de estabilidade e confiança. A escolha do Google foi feita com base nestes preceitos, mas hoje a organização começa a vislumbrar os ganhos das soluções ofertadas


Com quase 30 anos de mercado, a PC Sistemas se consolidou como líder nacional no desenvolvimento de soluções de gestão empresarial para o mercado de distribuição com  33% do segmento brasileiro.  O Grupo que iniciou suas atividades em Belo Horizonte e que posteriormente transferiu sua sede para Goiânia, conta hoje com nove unidades de negócios nas principais capitais, oito centros de suporte em várias regiões do País, além de três fora do território nacional (México, Portugal e Angola). E tem na inovação o segredo do sucesso e expansão. Tanto que em 2012, foi vencedora do Prêmio Finep de Inovação na região Centro-Oeste, na categoria médias empresas.

O projeto pilar da vitória foi o arrojado Centro de Excelência e Inovação em Logística (Ceilog Ana Patrus) criado em 2011 para desenvolver soluções viáveis e acessíveis, que atendam aos problemas logísticos de planejamento, simulação, otimização, sensorização, monitoramento, execução e controle da circulação das mercadorias. O objetivo é transformar pesquisa, desenvolvimento e inovação em competitividade.

Todavia, a busca contínua por crescimento em 2012 fez com que a PC Sistemas buscasse uma nova plataforma de e-mail corporativo. Isto porque a utilizada na época, além de não atender por completo as necessidades da empresa no que tange à estabilidade,  possivelmente teria seu serviço descontinuado.

O processo de implantação de uma nova ferramenta era vista com ansiedade segundo a diretora de Comunicação e Marketing, Selva Tassara, uma vez que em sete anos já haviam sido três substituições turbulentas e sem que o resultado final fosse o esperado. “Todas as trocas foram problemáticas, porque os sistemas eram excludentes. E mesmo após a fase de implantação, ainda tínhamos dificuldades com as correntes instabilidades e quedas nos serviços, consequentemente, interrupções no funcionamento da dinâmica da empresa”, conta.

As experiências anteriores fizeram com que a PC Sistemas redobrasse as avaliações técnicas das propostas e soluções apresentadas. Disponibilidade, confiança do mercado, usabilidade, tempo de implantação, possibilidade de backup das informações e preço foram alguns dos parâmetros avaliados, conforme ressalta o diretor de Estratégias do Grupo, Ezequiel Borges. As respostas positivas ao critério foram fundamentais para que o Google Apps fosse a solução escolhida.

“Nós contratamos um serviço de e-mail levando em consideração, principalmente, a segurança e confiabilidade, mas com o Google ganhamos também uma plataforma de colaboração, comunicação e produtividade que não era esperada”, aponta o diretor sobre o uso do Google Drive, Agenda e Hangout. De acordo com Ezequiel Borges a existência dos aplicativos não integraram os critérios de escolha, visto que o objetivo era unicamente a contratação de serviços e-mail confiável. “Por fim solucionamos uma série de problemas” indica.

O que para o diretor de Serviços, Paulo Marques, se tornou “uma grata surpresa”, pois com o valor aplicado antes, apenas para a manutenção dos e-mails corporativos, a PC Sistemas – por meio do uso do Google Apps - conseguiu uma gama de aplicações ainda não exploradas. “A adesão dos colaboradores as ferramentas tem sido gradual, mas em ritmo acelerado e sem a necessidade de grandes treinamentos. O único que fizemos foi emergencial na época da implantação, mesmo assim o impacto da mudança foi baixo.” Hoje a PC Sistemas conta com aproximadamente 700 contas ativas no Google Apps que, conforme afirma Marques, não convivem mais o problema de instabilidade, “o que acontecia diariamente com as outras soluções”.


Adaptação

Devido à necessidade da troca ser feita em um curto prazo a familiarização era um das grandes preocupações dos gestores e líderes da PC Sistemas. Normalmente, para evitar os danos da substituição a organização buscava realizar uma série de treinamentos, cujo objetivo era facilitar a adaptação dos colaboradores à nova solução.

A diretora de Comunicação e Marketing conta que as mudanças sempre eram vistas de forma negativa pela maioria dos funcionários e que as barreiras criadas também figuravam entre as preocupações. “Como a maioria dos servidores já usavam o gmail com contas pessoais, ou já conheciam a plataforma, e gostavam do ambiente, a identificação foi fácil. E as barreiras foram 70% menores na adesão do Google em comparação com as anteriores.”

O diretor de Serviços, Paulo Marques, é um dos exemplos de uso anterior: usuário antigo do gmail, com a contratação do Google Apps ele migrou instantaneamente seu e-mail para a solução corporativa que oferece maior controle de segurança do que as contas convencionais. “Tanto o departamento de Serviços quanto o de Projetos, já utilizava informalmente o gmail, porque a maioria dos integrantes das equipes tinha cadastro e achava mais fácil, então a aderência foi imediata para praticamente 80% dos colaboradores.”


Produtividade, comunicação e colaboração

Para Ezequiel Borges o grande diferencial do Google Apps foram as mudanças de perspectivas da PC Sistemas, bem como da forma de trabalho. “Passamos a trabalhar sob os preceitos da colaboração e com isso aumentamos nossa produtividade”, aponta o diretor. Borges acredita ainda que quanto mais os colaboradores aderirem às ferramentas disponíveis, maior serão os ganhos com produtividade.

Selva Tassara exemplifica alguns ganhos: “com a agenda tivemos a otimização dos Jobs  a partir da mudança da forma de trabalho de comunicação e marketing. Outro ganho da agenda foi a melhoria no trâmite das informações, isto porque a PC Sistemas não utiliza sistemas internos como o memorando, então a troca de informações sobre reuniões, encontros são repassadas mais agilmente do que por telefone, como era feito antes. Marcamos na agenda e convidamos as pessoas relacionadas com o assunto”.

A diretora de Comunicação e Marketing narra que uma grande inovação foi a integração com dispositivos móveis, o que permitiu aos colaboradores receberem as informações independente do local e serem alertados pelo celular dos compromissos. “Diminuímos as ligações em 50%”, ressalta.

Tassara cita também a forma de condução das reuniões como outra grande mudança com resultados em produtividade. Segundo ela, não há mais a necessidade da antiga pauta e das formatações dos documentos gerados na reunião. “Ao sairmos o documento já está pronto”, pontua.

Paulo Marques, por sua vez, vê o Hangout como uma das grandes novidades para a forma de condução das reuniões com colaboradores remotos. “Com unidades, centros de suporte e clientes espalhados por todo o País e até em outros, boa parte de nossas reuniões são realizadas por videoconferência”, esclarece o diretor de serviços.

De acordo com ele, antes da implantação do Google Apps as reuniões com clientes e colaboradores que estavam em locais distantes exigiam a montagem de aparatos com dispositivos físicos específicos, o que deixou de ser utilizado uma vez que o serviço de Hangout está integrado à plataforma e para utilizá-lo são necessárias apenas dispositivos comuns como tablet, smartphones  ou um computador com câmera e microfone. “Esse é o futuro e nós o antecipamos com o Google”, conclui.