POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE SÃO PAULO

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Cases de Sucesso

POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE SÃO PAULO

 

Mais controle para quem é referência em segurança


Polícia Militar de São Paulo conta com as soluções do software DocNix para garantir melhor gestão e controle das informações da organização.


Conquistar excelência em gestão de Qualidade com eficiência e transparência na prestação de serviços, racionalizar estruturas administrativas, aprimorar os processos de gestão da qualidade utilizando ferramentas de produtividade que beneficiasse todos os clientes e profissionais.  Esses eram alguns dos objetivos da Polícia Militar do Estado de São Paulo (PMESP) ao adquirir os módulo MaxDoc, DocAction, Indicadores e Desk - do pacote de gestão corporativa DocNix - em 2006.  Com mais de 179 anos, o órgão buscou na modernização dos processos alcançar maior controle das informações, bem como facilitar o acesso e edição a elas. 

Com trabalho direcionado à valorização dos recursos humanos, a PMESP redirecionou os esforços da corporação para atividades que visassem a transformação do setor de Administração de Recursos Humanos e Materiais em uma atividade estratégica, e não somente operacional. Aumentando, assim, a necessidade de fazer com o que era complexo e trabalhoso em um processo dinâmico, mas de alta qualidade.

“Na busca incansável pela excelência em processos de gestão de pessoas, sob a ótica das modernas tecnologias de banco de dados disponíveis no mercado, em especial quando são abordados os aspectos referentes à conectividade, a integração das bases de dados esses sistemas apresenta-se como uma solução técnica viável”, aponta o Major Hiromi sobre as soluções do docNix. 

Há sete anos atrás, quando foi implementada a primeira versão, a grande preocupação da corporação era a forma de controle de acesso às informações, assim como a forma de acompanhamento das metas e planejamentos. O que, de acordo com o major, foi respaldado pelo controle de prazos por meio sinalização e avisos por e-mails, controle de acesso e anexos, sigilo e defesa do conjunto de conhecimentos práticos oferecidos pelas ferramentas.

“Adquiridos pelo CIAF (Centro Integrado de Apoio Financeiro) os módulos do software docNix nos trouxeram vantagens competitivas, facilidade de acesso às informações ao público de interesse, aprendizado e integração, rapidez na difusão e distribuição dos documentos normativos, bem como maior fluidez na gestão da documentação e do sistema da qualidade”, avalia . 

O acompanhamento da utilização das ferramentas é indicado pelo Major Hiromi como um diferencial dos serviços prestados pelo Grupo Multidata. Segundo o oficial, além dos benefícios das soluções o auxilio do Grupo tem sido de “grande valia” por contar “com a assistência técnica necessária”.

Major Hiromi afirma que com o repasse do controle das documentações e projetos para o software a PMESP pode centrar suas ações na estratégia de gestão. “O software DocNix Blue proporciona maior produtividade e redução de custos operacionais. Em virtude da racionalização das atividades, a partir do uso do software, eliminamos as etapas operacionais e centramos na integração lógica das tarefas, ou seja, na estratégia. Com isto tivemos melhor aproveitamento dos investimentos, mais eficácia, eficiência e qualidade.”

Para garantir a progressão dos ganhos e acompanhar as atualizações tecnológicas, em 2008, a PMESP migrou para a versão Blue, do pacote de soluções docNix. Com a nova versão, vieram também novas ferramentas de segurança de acesso e controle das informações. O major Hiromi destaca que as novas funcionalidades foram essenciais para aprimorar os Sistemas de Qualidade existentes. “O conjunto de aplicativos disponibiliza um controle automático de documentos e dados. O software reúne ainda funcionalidades a serem empregadas por intermédio da plataforma web, de forma a flexibilizar e facilitar o trabalho desenvolvido pelo usuário final”, explica o major que, além dos benefícios, apontados acredita que o apoio operacional contínuo do Grupo Multidata tenha sido um fator de extrema importância para os resultados.